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各種Officeソフトや独自ドメインメールを最低月額900円から利用できる「Office365」を紹介

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組織において事業活動を行う場合、WordやExcel、PowerPointなどのOfficeソフトを使用する頻度は高く業種を問わずOfficeソフトは事業活動に必須なソフトとして定着しています。さらに、今では電子メールを使って連絡を取り合うこともあたり前に行われていることから、組織毎にドメインを取得して運用していくことも一般的です。

しかしながら、Officeソフトは、ソフトウェアの購入やアップデートを行う際にコスト負担が高いことに加え、ドメインを維持するにも維持費が発生するなど、コスト削減が課題となっています。

そこで、各種Officeソフトや独自ドメインを使ったメール、更には組織のウェブサイトをできるだけ低価格で運用できるサービス「Office365」を紹介します。

Office365は「サブスクリプション型」で常に最新のOfficeが利用可能

はじめに、一般的に利用されているMicrosoftのOfficeソフトは、発行されたライセンスに基いて、それを各自のパソコンにインストールすることで利用する「オンプレミス型」のソフトウェアとして提供されていました。1回購入すると永久に使い続けることはできますが、Officeソフトは約3年毎に新製品がリリースされ、最低5年間のメインストリームサポートの後、最低5年間の延長サポートが行われます。

ここで言うサポートとは、ソフトウェアの脆弱性を修正するためのプログラムを配信することです。サポート期限が切れてしまうと脆弱な状態のまま使い続けてしまう可能性があるため、セキュリティ上、危険な状態となってしまいます。そのため、Officeソフトは購入してから永久に使い続けるのではなく、最新版への移行が重要です。ただ、最新版を購入するにも膨大なコストが発生してしまいます。

そこで、「Office365」は年間もしくは月間契約の「サブスクリプション型」のビジネスモデルへ転換し、契約期間中であればユーザーに常に最新版の各種Officeソフトを提供することに加え、近年ではスマートフォンやタブレット端末など端末の多様化に対応すべくクラウド上で各種ITサービスやグループウェアなどのコミュニケーションツールの提供を行い、組織における生産性向上を支援します。

各種Officeソフトの利用に加えデータ共有や共同編集が可能

Office365は、契約期間に応じてOfficeソフトが提供される事に加え、多くの従業員が使うことを想定し、データの共有や共同編集、バージョン管理など組織の利用に最適化されているのも大きなポイントです。

Office365では、Microsoftが提供しているクラウドストレージであるビジネス向けに特化した「OneDrive for Business」が標準で付帯しており、1TBまでのストレージが利用可能です。組織で管理しているデータを自社でファイルサーバーを用意する必要なく、運用維持の手間が削減できる他、SharePointベースとなっているため、各種Officeソフトで作成したファイルを組織内外で共有したり、共同で編集できる他、編集履歴などバージョンの管理も可能です。

後述する「Business Essentials」と「Business Premium」のプランは、グループウェア機能としてExchangeサーバーとSkype for Businessが利用可能で独自ドメインを利用したメールの送受信に加え、スケジュールや連絡先をサーバーベースで管理することで、従業員同士でスケジュールをシェアしたり、会議室などの設備予約も可能です。また、SkypeではHD画質のビデオ会議が可能です。

Office365は3つのプランから選択可能

Office365は従業員数300人以下の組織向けに以下3つのプランを提供しています。

Office 365 Business

1年契約で月額相当900円から利用できるプランです。各種Officeソフトの他、OneDrive for Businessが含まれています。

Office 365 Business Premium

1年契約で月額相当1,360円から利用できるプランです。各種OfficeソフトとOneDrive for Businessに加え、Exchange機能やSkypeなどのグループウェア機能が含まれています。

Office 365 Business Essentials

1年契約で月額相当540円で利用できるプランです。OneDrive for Businesに加え、Exchange機能やSkypeなどグループウェア機能に特化したプランで、各種Officeソフトは含まれていません。

独自ドメインの取得は大塚商会アルファメールがお得!

Office365を使うことで、最新の各種Officeソフトを年間契約で低コストで利用できることに加え、Exchange機能やSkypeといったグループウェア機能を利用する場合、独自ドメインを用意することで、独自ドメインを利用したメールアドレスを使ってメールの送受信ができる他、別途レンタルサーバーを用意することで自社のウェブサイトを運用できます。国内に拠点を構えている場合、信頼性などを確保するためにも法人登記が取得条件となっている「co.jp」を取得するのが望ましいと言えます。

そこで、低コストで独自ドメインの取得とサーバーを利用したい場合、大塚商会が提供している「アルファメール」を利用すると、サーバー契約とセットでドメインを契約すると、「co.jp」をはじめ、ドメインの取得費用と更新費用が無料で利用できます。

今回紹介したOffice365とドメインをリンクさせることで、独自ドメインでのExchangeメールの利用に加え、各種Officeソフトの利用時のコストに加え、ウェブサイトの運用時のコストが大幅に抑えられます。

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