中小事業者が独自ドメインでメールアドレスを運用するメリット

中小事業者でも独自ドメインを取得する傾向が増えています。ただし、コストやITへの知識不足などの理由で独自ドメインの取得を躊躇する方も多く、自社ホームページにお問い合わせ用メールアドレスにインターネットサービスプロバイダから提供されたISPメールをかかげている中小事業者も多くあります。

今回は、中小事業者がISPメールで運用する上での課題を洗い出し、独自ドメインでメールアドレスを運用するメリットを解説します。

顧客からの信頼性が向上する

中小事業者が独自ドメインのメールアドレスで運用する大きなメリットとしては、顧客からの信頼性が向上することにあります。

2016年現在でも中小事業者の間で独自ドメインによるメールアドレスの運用は増えていますが、ITに詳しくない経営者などの間ではメールアドレスは単なる連絡手段と割り切ってあまりコストをかけない考え方をされる方もいらっしゃいますが、確かに、メールアドレスはメールを送受信するために割り振られた文字列という視点で見ると単なる手段に過ぎませんが、今では、インターネットは商売をしていく上で欠かせないものになってきています。

そのため、自社ホームページや連絡を行う際のメールアドレスがある事は顧客からの信頼性を左右するツールとしての役割も強くなっています。メールアドレスがフリーメールであったり、インターネットサービスプロバイダ（ISP）メールの場合は、イメージとして店名が無名である、もしくは入居しているビル名だけがかかげてある状況に近いイメージになる訳です。

今後、長く商売を続けていくのであれば、独自ドメインのメールアドレスの取得は必須となります。

より多くのメールアドレスが保有できる

独自ドメインのメールアドレスを利用することで、より多くのメールアドレスを保有することができます。

フリーメールだったり、インターネットサービスプロバイダから提供されたISPメールの場合、基本的に1契約ごとに発行できるメールアドレスの件数は制限されています。また、追加発行が可能であっても追加料金が必要になるなどコストが発生してしまうことになります。

独自ドメインのメールアドレスであれば、基本的には自社サーバーもしくはレンタルサーバーでメールデータを管理することになりますので、多くのメールデータを保有することもできますし、ドメインもご自身のものですので、特段な制限なく50個、100個と好きなだけメールアカウントを発行することができます。

メールアドレスを多く発行することができることで、従業員ひとりひとりにメールアカウントを発行することが可能になる他、顧客の問い合わせ用、従業員同士の連絡用、店舗用など用途に応じてメールアドレスを使い分けることもできます。

管理が容易になる

独自ドメインのメールアドレスを保有していることで、メールの管理が容易になります。ここで言う管理とは、メールアカウントを追加したり、変更、削除、パスワード変更などのことです。例えば、従業員が増えたので新たにメールアドレスを発行するということも柔軟にできます。

フリーメールやISPのメールアカウントであれば、ISPの管理画面にアクセスして変更することになりますが、基本的に1契約で1アカウントになりますので、管理画面が利用できる管理者が限定されてしまうことになります。（複数人にIDとパスワードを通知することで実質複数人の管理はできますが、権限などの設定ができないためセキュリティ的に問題があります。）

しかしながら、独自ドメインのメールアドレスを管理する場合は、自社サーバーもしくはレンタルサーバーになりますので、サーバーの管理画面にログインして管理することになります。そのため、システム管理者などで複数人にアクセス権限を与えることができますので、1人の管理者が不在でももう1人の管理者でメールアカウントの管理が可能になります。

自社の看板としての役割も果たしブランディング強化につながる

先程の「顧客からの信頼性が向上する」と重なる点がありますが、独自ドメインを保有していることは、長期的な視点でみると、看板としての役割も強くなり、ブランディングを強化する上でも優位になります。

また、ドメインを持っていることで、メールアドレスだけではなく自社ホームページも同じドメインで運用ができますので、独自ドメインでホームページを運用することで、アクセスが増える度に知名度が向上することにもつながります。

また、取得したドメイン自体はご自身の物になりますので、ISPメールの様に重複することもありません。そのため、結果としてドメインをもっていることは、顧客が見て特定の会社を示す表記にもなります。

なりすましメールなどの迷惑メールが減る

フリーメールやISPメールは、同一のドメインでメールアドレスを運用している方が多いため、なりすましメールなど迷惑メールの標的にされやすいというデメリットがあります。

巷でよく聞く、金融機関を装ったなりすましメールや振り込め詐欺に使われるメールの宛先の多くが、利用者が多いフリーメールやISPメールのドメイン宛に、「＠」マーク前のランダムに文字列を組み合わせて送信されています。

そのため、フリーメールやISPメールを利用していることで、業務とは無関係なメールが増えるというリスクがあり、業務効率を落としかねる事態にもなります。

ただし、独自ドメインでメールを運用していても、知名度が向上すると迷惑メールが増えることも珍しくはありません。そのため、不特定多数に公開するメールは、顧客へ送信する用途に限定し、顧客からのお問合わせなどは自社ホームページにお問い合わせフォームを設け、フィルタリングなどのスパム対策を実施した上で運用すると良いでしょう。