業務の効率を高めるための「Google Drive」の活用ポイント

アベノミスクが掲げる「働き方改革」において、業務の効率化を図り生産性を高めることで経済を成長させることが叫ばれています。生産性を高めることは企業の収益をプラスにもたらすだけではなく、ひとりひとりが効率よく働くことで、時間のメリハリをつけ業務に集中する他、空いた時間などを利用してスキル取得の時間に充てるなど、個々がスキルアップができることにも期待できます。

今回は、業務を効率的に行うのにおすすめなGoogleのクラウドストレージ「Google Drive」の活用方法を紹介します。

Googleのクラウドストレージ「Google Drive」

https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

Google Driveは、検索エンジンで有名なGoogleが提供しているクラウドストレージサービスです。近年では、「クラウド化」というキーワードをよく耳にする機会が増えていますが、その背景として、ネットワークが高速化したことで大容量のデータのやり取りが容易となったことや、パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレット端末など多様なデバイスが登場し、複数のデバイスを併用するニーズが高まったことにあります。

クラウドストレージを活用することで、あらゆるデータをクラウドストレージに保存することで、場所や端末を問わず同一のデータにアクセスして作業を開始できます。

Google Driveではビジネス向けのプランとして1ユーザーあたり1,200円から容量無制限で利用できます。クラウドストレージを活用することで、自社でファイルサーバーを設置したり管理する手間を考えると低コストで運用できるといえます。

共同編集やバージョン管理など共同作業の効率化

Google Driveは、単純にデータを保存するスペースを提供するだけではなく、複数のユーザーが使うことを想定してデータの共有に加え、共同編集、バージョン管理といった機能が利用できます。

筆者の経験ですが、組織内で複数人でドキュメントや表計算ソフトを利用している時、1人が該当するファイルを開いている場合、後に開いた人は読み取り専用になるため、ファイルをローカルにコピーした後に編集して、後にマージするという手間が発生していました。また、複数人で作業を行ったことでバージョンが混合してしまい、1つのファイルを作成するのに多大な時間と手間が発生することも多くありました。

Google Driveでは、共同編集を行っているファイルに対しては、現在編集している箇所に対してコメントが付加されることで、重複して編集をしてしまうリスクを軽減できるとともに、後にファイルをマージする手間を省くことが出来ます。また、バージョン管理では、いつだれがファイルを更新したのかが記録され状況を常に把握できるため、バージョンが混合するリスクを軽減し、共同編集を効率的に行うことができるといえます。

ユーザー毎に権限を付与し権限に応じた利用設定が可能

組織を運営していく中で、個々の役割は異なってきますが、担当の役割に合わせて機能を付加する「機密性」を担保することが重要です。

Google Driveでは、ユーザー毎に権限を付与し利用できる機能を制御できる他、アクセス可能な端末を管理することも可能です。また、個々のアクセスや利用履歴など細かくチェックできることや監査やレポート機能を活用することで、利用しているGoogle Driveの利用状況を常に監視するとが可能です。

また、取引先などGoogleアカウントを保有していないユーザーとデータを共有する場合の設定や共有の範囲を詳細に設定ができます。近年さけばれている、外部による不正アクセスだけではなく、内部不正のリスクを予め防ぎ、事業活動を持続してできる機能が備わっています。

各種セキュリティ認証を取得、SLAで稼働率99.9％を保証

Google Driveで利用する上で一番気になるのが「セキュリティ」についてですが、預かったデータは暗号化していることに加え、Googleのデータセンターでは各種セキュリティ認証を取得しており、常にユーザーから預かっているデータを守るために日頃からセキュリティ活動を継続しています。

情報セキュリティの認証である「情報マネジメントシステム（ISMS）」ISO27001に認証を取得しています。また、米国の国立標準技術研究所が策定した情報セキュリティの規定「FISMA」や学生における教育記録のプライバシーを保護する法律「FERPA」、米国の医療情報のプライバシールールを規定した「HIPAA」に対応しています。

また、サービス品質保証（SLA）で稼働率99.9％を保証していることに加え、電話とメールによる24時間年中無休のサポートが受けられます。

Google Driveの利用は独自ドメインの取得からスタート！

Google Driveのビジネスプランを利用する場合、予め独自ドメインのメールアドレスとGoogle Driveを紐付けて利用します。組織独自のメールアドレスをお持ちであれば、既にお持ちのメールアドレスで申し込み手続きが可能です。

大塚商会アルファメール

現在独自ドメインのメールアドレスをお持ちでない場合や取得を検討している場合は、日本の上場企業97％が使用している法人登記が必須なドメイン「co.jp」を大塚商会の「アルファメール」を利用するとお得に取得できます。

通常は5,000円程度の初期費用と維持費が発生しますが、レンタルサーバーと同時契約で永久に無料になり、信頼できるドメインを低コストで取得維持できます。また、レンタルサーバーとセット契約になりますので、自社サイトの運営などにも活用頂けます。

Google Driveを活用して業務効率を高め生産性をアップできる他、日々のコスト削減にも貢献できると言えそうです。