個人事業主の方必見！独自ドメインでメールとスケジュール共有を使う方法

個人事業主の方や小規模の会社を経営されている方で、独自ドメインでメールを運用したい、複数人でスケジュールやドキュメントなどを共有したいと考えている方は多いかと思います。

今回は、予算を抑えた上で、業務を効率よくするためのグループウェアサービスを紹介します。

Google Apps for Workを利用する

Google Apps for Workは、Googleが提供しているグループウェアです。1ユーザーあたり500円から利用できるなど、低価格で個人事業者でも気軽に導入できます。

GoogleではGoogle Appsと呼ばれるウェブアプリケーションを提供しています。例えば、メールアプリである「Gmail」、カレンダーアプリ「Calendar」、ドキュメントを管理するアプリ「Google Docks」、通話やチャットができるアプリ「Googleハングアウト」など様々なアプリケーションが使えます。

基本的にGoogleアカウントを持っていれば、無料で利用することはできますが、Google Apps for Workを契約することで、Gmailが「gmail.com」から独自ドメインによるメールアドレスで送受信できたり、ストレージ容量が30GBまで利用できます。また、他のユーザーと何かしらのスケジュールを招待する、設備や施設の予約といった大企業で使われているExchangeサービスと同様な使い方ができます。

また、独自ドメインで利用できるのは「Gmail」だけではなく、「Googleサイト」を利用することで、独自ドメインで自社サイトを運営することも可能です。

Office365を利用する

Microsoftが提供しているグループウェア「Office365」に独自ドメインを設定して利用できます。

Office365は、OutlookやWord、Excel、PowePoint、OneNoteなどクラウド上で利用できるOfficeで、従来はPC本体にインストールして利用していたものが、クラウド上で管理できます。Exchange機能を使って複数のパソコンやスマートフォンで同一のファイルを確認・編集できることや、複数人で共有することができます。

ビジネスの場では、多くがMicrosoft製のOfficeの利用率が高い状況にあり、WordやExcelで作成したドキュメントをやり取りする機会が多い方におすすめです。

Office365は以下の3つのプランから構成されています。

・Office 365 Business Essentials
・Office 365 Business
・Office 365 Business Premium

Office 365 Business Essentialsは、月額650円で利用できるプランで、メールやスケジュールを複数の端末や複数人で共有できるExchange機能と1TBのSkydrive、Skypeによるビデオ会議機能が付属しておりWordやExcelなどのOffice機能は搭載していません。PCにインストールしているOfficeを使い、メールアドレスだけ独自ドメインで運用したいという場合に最適です。

Office 365 Businessは、月額1090円でメールやスケジュールを複数の端末や複数人で共有できるExchange機能がなく、Office機能のみ搭載したプランです。

Office 365 Business Premiumは、月あたり1360円でメールやスケジュールを複数の端末や複数人で共有できるExchange機能とOffece機能の両方が使えるプランです。なおこのプランは年間契約となります。

Zohoを利用する

Zoho（ゾーホー）は、アメリカ合衆国カリフォルニア州のZoho Corporationが提供している、クラウド上でメールやスケジュール、ドキュメントなどの各種アプリケーションが利用できるサービスです。

Zohoの特徴としては、メールやスケジュール、ドキュメントなどビジネス関連のアプリケーションだけではなく、マーケティング支援ツールや会計ツール、人事ツールなど、ビジネスで必要とされる全てのアプリケーションが網羅されていることです。

Zohoは以下の4つのプランで構成されています。

・フリープラン
・スタンダードプラン10GB
・スタンダードプラン15GB
・プレミアムプラン

フリープランは、無償でありながら独自ドメインでの運用も可能で、利用する人数が25人以内であれば1人あたり最大5GBまでのメールボックスが利用できます。さらに、5GBまでのドキュメント用のストレージが用意されています。

スタンダードプラン10GBは、ユーザーの人数制限が無く1人あたり最大10GBまでのメールボックスが利用できます。ストレージは1人あたり最大5GBまで用意されています。一方で、スタンダードプラン15GBは、ユーザーの人数制限が無く1人あたり最大15GBまでのメールボックスが利用できます。ストレージは1人あたり最大5GBまで用意されています。

プレミアムプランは、ユーザーの人数制限が無く1人あたり最大25GBまでのメールボックスが利用できます。ストレージは1人あたり最大250GBまで用意されており、大人数で多くの容量を必要とする場合に最適です。